Что может быть проще, чем поздороваться с человеком? Однако именно приветствие способно оттолкнуть и разозлить собеседника еще до начала беседы. Давайте по порядку.

Выберите формальный тон общения, но без излишеств. Не нужно стараться поразить человека приветствием. Пусть оно останется банальным «Привет» или «Добрый день», чем кошмаром вроде «Доброго времени суток». Больше этого оборота людей, пожалуй, раздражает только слово «крайний» вместо «последний», но до этого переписка еще должна дойти.

Как же заинтересовать собеседника одним простым приветствием? В этом вся соль. Сообщение не должно состоять из одного приветствия. Те, кто только здороваются и ждут ответного приветствия от собеседника, не уважают ни его время, ни его самого. Изложите кратко: кто вы, от кого, по какому вопросу обращаетесь и главное — чем можете быть полезны. Сообщение — это вторжение в личное пространство. Чтобы ответить на него, собеседник должен потратить время. Потрудитесь объяснить, почему это должно быть ему интересно.

Переписка стирает некоторые формальные рамки, но когда приходит сообщение с вопросами от незнакомого человека, даже у самого стойкого смельчака могут возникнуть параноидальные мысли.

Укажите, откуда вы взяли контакт: назовите человека, который дал рекомендацию, сайт, где этот контакт находится в открытом доступе. Даже если это неформальное общение, а скажем знакомство, куда успешнее оно пройдет, начни вы со слов «увидел тебя в группе автомобилистов — красивый ровер», чем «привет, как дела».

Исключением из правил часто называют фейсбук-мессенджер. Дело в особенности сортировки сообщений. Если пишет человек не из друзей — такое сообщение попадет в папку «Другие» и не будет отображаться в непрочитанных. Потому сейчас принято отправлять запрос на добавление в друзья, дать человеку возможность ознакомиться с вашим профилем, принять заявку, а уж потом — писать. Но рассказать, откуда пришла рекомендация, все равно никогда не будет лишним.

У каждого из нас разный темперамент, и при вербальном общении проявить его несколько легче, чем при письменном. Многое в разговоре определяют паузы, создавая интригу перед следующим предложением и давая время осмыслить предыдущее.

В длинных текстах для этого существуют знаки препинания, абзацы и предложения разной длины. Но в переписке мы общаемся довольно короткими фразами. Потому популярным стал метод рваных сообщений: текст отправляется по одной фразе или даже по одному слову.

Кроме того, что такой стиль может кого-то раздражать непривычной манерой подачи, учитывайте: каждое сообщение — это уведомление, которое зачастую еще и дублируется на смарт-часы. Лучше избегать. Такой манеры. Подачи информации. Хотя бы. В формальном общении.

По поводу смайликов в переписке в деловых кругах ведутся едва ли не самые разгоряченные дебаты. Казалось бы: просто не используйте смайлики в работе и не частите ими с друзьями.

Но все не так просто.

The Wall Street Journal исследовал, что при переписке довольно сложно передать настроение и интонацию. Фразы, особенно деловые, сухие, могут быть истолкованы неверно, зачастую они кажутся грубее. Потому смайлики рекомендуется использовать там, где ваши слова могут быть трактованы двояко, чтобы подчеркнуть верную эмоцию.

Не забывайте: не все понимают значения сложных смайликов. The Daily Mail провело исследование и выяснило, что только каждый пятый правильно понял значение всех продемонстрированных картинок. Используйте только простые и самые распространенные картинки.

Ошибки могут быть безобидными, например, сложенные руки кем-то интерпретируются как «дай пять», другими — как молитва. Есть и более грубые ошибки: за смайлики «баклажан», «брызги» и «персик» вас могут обвинить в сексуальных домогательствах, ведь они используются в эротических переписках.

Про ненависть к аудиосообщениям создаются мемы и пишутся посты в соцсетях. Но, как бы неудобно ни было их прослушивать и работать с ними, есть исключения, когда аудиосообщения приемлемы даже в деловой переписке.

С другой стороны, если человек заинтересован в вас и вашем ответе, текст длинный, вам неудобно его набирать, несвободны руки — вполне можно воспользоваться голосовой функцией. Есть несколько правил, чтобы смягчить шок собеседника от аудиосообщения. Например, спросить об удобстве такого способа коммуникации, отправить аудио не частями, а одним сообщением (не все мессенджеры поддерживают подобный формат), проследить, чтобы вас было хорошо слышно, без лишних шумов.

Деловую переписку и переписку с малознакомыми людьми рекомендуется вести в рабочее время. Если друзья привыкли болтать с вами ночью — это не моветон. А просто писать человеку в любое время суток с расчетом, что он прочтет, когда ему удобно, — полное табу.

Во-первых, это может показаться ему странным. Во-вторых, его может разбудить и даже испугать ночное уведомление — среди ночи людей принято беспокоить людей только по очень важным, зачастую трагичным делам.

Единственным каналом коммуникации, которым можно воспользоваться ночью, считается электронная почта. Но и в этом случае лучше наладить отложенную отправку сообщений, чтобы коллега обрадовался вашему письму уже утром.

Не стоит требовать круглосуточного сервиса и от служб поддержки. Клиент всегда прав, но не в 4 же утра!

С одной стороны, в большом тексте, отправляемом по электронной почте, может быть много ошибок. С другой — он чаще пишется с компьютера и вычитывается перед отправкой.

А вот сообщения в мессенджеры обычно пишутся с телефона, почти точно — с автозаменой и часто — без возможности внимательно проверить на ошибки и опечатки.

Ваша грамотность — это уважение к собеседнику. Не торопитесь отправлять сообщение даже с чем-то срочным, чтобы не пришлось вместо важного дела удалять, редактировать, извиняться и писать заново. Грамотная письменная речь расположит к вам собеседника.

Особенно будьте аккуратны с распространенными ошибками, которые могут обидеть собеседника. Ищите синонимы спорных слов, чтобы автозамена однажды вас не подвела.

Помните: нет таких мессенджеров, доступ к которым невозможно получить. Потому не отправляйте важные документы через мессенджер. А важные задания, договоренности, вопросы, дедлайны дублируйте по электронной почте. В мессенджерах велика вероятность их потерять.

Не забывайте об осторожности с двумя и более открытыми активными окнами переписки. Не раз случалось, что закрытую информацию получал тот, кому она не предназначена. Иногда это заканчивается шуткой, иногда рушатся карьеры и семьи. Лучше не сплетничать в чате о тех, кого в нем нет, не делиться конфиденциальной информацией, а что-то очень личное сообщать по телефону или при встрече.

Общий чат — удобный инструмент и для друзей, и для коллег. Там можно получать информацию одновременно и видеть, как продвигается общее дело (от проекта до вечеринки). Если же у вас что-то важное для одного человека, не ленитесь отметить его через @, чтобы уведомление не приходило другим, а он легко мог найти себя в переписке. Для длительной переписки используйте личный чат. Пробуйте подхватывать стиль коммуникации общего чата.

Многие считают, что стоит крайне строго относиться к деловому общению: писать без лишних эмоций, скобок, максимально сдержанно.

Маркетологи отрицают такой формализм. В живом общении мы инстинктивно копируем жесты и отзеркаливаем позу человека, который нам приятен. В интернете такой возможности нет, но, общаясь в приблизительно похожем стиле, можно создать подобный эффект даже в переписке. Конечно, придерживаясь рамок разумного.

Быть вежливым в мессенджере — не значит быть скучным сухарем. Постарайтесь не оставлять по три аудио со смайликами баклажанов среди ночи, не путайте чаты начальника и любовника — вот и все хитрости!